Durchführen einer Anwendungsabfrage

Durchführen einer Applikationsabfrage#

Eine Applikationsabfrage dient zur Erhebung der aktiven Applikationen in einem Unternehmen.

Die Liste der Applikationen bildet die Basis der Dokumentation rund um die DSGVO, daher ist es von enormer Wichtigkeit dass diese Liste aktuell und vollständig ist.

Zu diesem Zweck kann eine automatisierte Abfrage gestartet werden, bei der Kontakte in der Organisation die für Applikationen verantwortlich sind selbstständig ihre Applikationen bearbeiten können.

Dazu ist es nicht notwendig, den Benutzern ein Login zu erstellen - nur ein aktiver eMail Account ist Voraussetzung.

Im Folgenden finden Sie nun die Schritte, die zum Starten einer Applikationsabfrage nötig sind.

1. Einpflegen der Kontakte#

Als erster Schritt ist es notwendig, sämtliche Kontakte die etwas zur Applikationsliste beitragen können, anzulegen (sofern dies nicht bereits erledigt wurde).

Dabei werden in den Stammdaten unter Kontakten sämtliche Kontakte angelegt, die verantwortlich für Applikationen sind. Dazu reicht es, den Namen und eine eMail - Adresse anzugeben. Weiters sollte das Häckchen "Verantwortlich für Applikationen" gesetzt sein.

2. Erstellen des Arbeitsablaufes#

In der Zentrale im Menü oben auf "Arbeitsabläufe" klicken, um die Liste der Arbeitsabläufe anzuzeigen. Dann auf den Menüpunkt "Neue Applikationsabfrage" klicken.

Es wird ein neuer Arbeitsablauf erstellt. Bezeichnung und Beschreibung werden aus den Einstellungen ausgefüllt, die Fälligkeit wird automatisch auf ein Monat gestellt.

Folgende Kontakte werden automatisch hinzugefügt:

  • der Kontakt hat das Häckchen "Verantwortlich für Applikationen" aktiviert
  • der Kontakt wirde in den Applikationen als Hauptverantwortlicher oder als Vertretung zugewiesen

Die Details des Arbeitsablaufes können nun bearbeitet werden. Kontakte können hinzugefügt oder entfernt werden.

3. Aktivieren des Arbeitsablaufes#

Durch Klick auf "Aktivieren und Kontakte benachrichtigen" in dem Arbeitsablauf werden die eMails an die Kontakte versendet und der Arbeitsablauf aktiviert.

Diese eMails enthalten einen Link, der den jeweiligen Benutzer direkt zur Bearbeitungsseite seiner Applikationen führt. Dort können die Benutzer die Änderungen durchführen. Es ist nicht nötig, sämtliche Änderungen in einem Rutsch durchzuführen, alle Bearbeitungen werden in der Datenbank gespeichert (aber noch nicht durchgeführt).

Wenn der Benutzer in dieser Seite auf "Abschließen" klickt, so wird er im Arbeitsablauf auf "Erledigt" gesetzt und kann nicht mehr bearbeiten.

4. Freischalten der Änderungswünsche#

Sämtliche Änderungen an den Applikationen, die die Benutzer durchführen werden als Änderungswünsche in der Datenbank vermerkt. Die bestehende Applikationsliste ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht geändert worden.

Ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung kann nun ind der Applikationsliste oben auf "Änderungsanfragen" klicken, um die einzelnen Änderungswünsche freizuschalten.

Dazu öffnet sich eine Maske über Änderungsanfragen, in der man die Änderungswünsche einzeln durchführen oder verwerfen kann. Nur im Falle der Durchführung werden die Applikationen auch tatsächlich geändert.