AVs zuweisen

Auftragsverarbeiter zu Empfängern zuweisen#

Einzelne Auftragsverarbeiter die unter Einstellungen/Auftragsverarbeiter angelegt sind können direkt zu einer Empfängerkategorie zugeordnet werden.

Will man aber mehrere AVs zu einer Empfängerkategorie zuordnen, kann man dies über AV Gruppen lösen.

Ein Beispiel, wann man dies benötigt:

Man ist selber ein Webhoster, der als AV für seine Kunden (die Verantwortlichen) auftritt. Man hat nun eine Verarbeitungstätigkeit "Webhosting" vom Typ "Verarbeitungstätigkeit als Auftragsverarbeiter" und darin eine Empfängerkategorie "Kunden" mit dem Häkchen "bin AV für" gesetzt.

Will man nun im Verfahrensverzeichnis alle Kunden mit Kontaktdaten andrucken, muss man die Adressen zu dem Empfänger zuordnen. Dies geschieht komfortabel über die AV - Gruppen.

Definition der AV Gruppen#

Es sind bereits einige Gruppen ("Kunden", "Lieferanten",...) im System vorhanden. Sie können die Liste aber jederzeit bearbeiten indem Sie in die Stammdaten / Listen wechseln und oben rechts "AV Kontakte: Gruppen" auswählen.

Nun können Sie die systemdefinierten Gruppen ausblenden und selbst neue Gruppen anlegen.

Zuweisen von AV - Kontakten zu Gruppen#

Unter Stammdaten / Auftragsverarbeiter können Sie nun für jede Adresse maximal zwei Gruppen vergeben. Der Kontakt wird damit Mitglied in diesen Gruppen.

Der Vorteil diese Methode ist, dass sie im Falle von Änderungen an Kundenlisten (zB wenn ein neuer Kunde hinzukommt) keine Änderungen an den Verarbeitungstätigkeiten durchführen müssen. Bei der nächsten Generierung des Verarbeitungsverzeichnisses wird der neue Kunde automatisch überall eingefügt wo die Gruppe als Empfängerkategorie ausgewählt wurde.

Auch bei der Generierung von AV - Verträgen brauchen Sie nichts an den Verarbeitungstätigkeiten ändern. Es werden automatisch die Verfahren berücksichtigt, in denen die Gruppe ausgewählt wurde.

Zuweisen von Gruppen zu Empfängerkategorien#

Im Empfängerdetail (Verarbeitungstätigkeit / Empfänger / Detail) können Sie nun in der Combobox bei "Empfänger:" entweder eine Gruppe oder einen einzelnen Kontakt auswählen.