Kontakte

Beschreibung

Mit Klick auf "Neu" können Sie eine neuen Kontakt hinzufügen.

Detailbereich

Die Detailfelder zur Organisation sind weitgehend selbsterklärend, daher werden hier nur DataReporter - spezifische Felder beschrieben:

• Kürzel: Sie können hier ein Kürzel für den Kontakt vergeben, um die einzelnen Kontakte in diversen Auswahlfeldern leichter zu unterscheiden. Weiters dient dieses Kürzel zu Zuweisung von Zuständigen beim [[import:import_it_anwendungen|Anwendungsimport]]. Wird kein Kürzel vergeben, so erstellt das System beimn Speichern automatisch ein Kürzel das innerhalb der Organisation eindeutig ist.
• ist Datenschutzbeauftragter: aktivieren, wenn der Kontakt ein Datenschutzbeauftragter für die gewählte Organisation ist. Ist keine Organisation gewählt, so ist der Datenschutzbeauftragte für die gesamte Organisationsstruktur zuständig.
• ist Datenschutzkoordinator: aktivieren, wenn der Kontakt ein Datenschutzkoordinator für die gewählte Organisation ist. Ist keine Organisation gewählt, so ist der Datenschutzkoordinator für die gesamte Organisationsstruktur zuständig.
• ist Anwendungsverantwortlicher: aktivieren, wenn der Kontakt organisatorisch verantwortlich für mindestens eine Anwendung im Unternehmen ist.
• ist Vertreter(in): aktivieren, wenn dieser Kontakt der Vertreter (zB Geschäftsführer) der gewählten Organisation ist.
• Organisation: die Organisation in der dieser Kontakt aktiv ist. Wird keine Organisation gewählt, wird angenommen dass der Kontakt global aktiv ist.
• Sprachversion: die aktive Sprachversion für diesen Benutzer. Wenn er eingeloggt ist, bearbeitet er alle übersetzbaren Inhalte in der gewählten Sprachversion.

Rollen in der Organisation

Kontakten können beliebig viele Rollen in der Organisation zugewiesen werden. So kann ein Kontakt zB Geschäftsführer in mehreren Organisationen und Datenschutzkoordinator in anderen Organisationen sein.

Wird das Häckchen bei einer Rolle für "Alle Organisationen" gesetzt, so erfüllt der Konktakt diese Rolle in allen Organisationen innerhalb des Mandanten.

Folgende Rollen gibt es:

• Verantw./GF: Verantwortlicher bzw. Geschäftsführer
• DS Bauftr.: Datenschutz - Beauftragter
• DS Koord.: Datenschutz - Koordinator

E-Mail Adressen verifizieren

Es ist sinnvoll, von Zeit zu Zeit die im System angelegten E-Mailadresse zu überprüfen. Dafür bietet Privacy die Funktion: E-Mailverifizierung. Dabei wird an alle (ausgewählten) Adressen ein Mail geschickt, mit einem Bestätigungslink.

Diese Funktion erreichen Sie über > Stammdaten > E-Mailverifzierung. Hier sehen Sie die angelegten Kontakte und ihren aktuellen Verifizierungsstatus. Sie können nun einzelnen Kontakte auswählen oder mit einem Häkchen bei > Name alle Kontakte auswählen. Mit einem Klick auf > Ausgewählte verifizieren und der anschließenden Bestätigung, werden Verifizierungsmails an die ausgewählten Kontakte verschickt.

Den aktuellen Status des Verifizierungsprozesses sehen Sie jederzeit in dieser Maske.