Import von Anwendungen

Es können Excel-Dateien importiert werden (.xls, .xlsx), die einen definierten Aufbau vorweisen. Die erste Zeile muss dabei die Überschriften enthalten. Die Reihenfolge der Felder ist nicht definiert.

Aufbau der Datei

Id	Name	Beschreibung	Anmerkung	Person	Automatisiert	Organisationen	Verantwortlich	Vertretung	Technologie	Speicherort	Betroffene	Datenkategorien	Empfänger	Löschfrist Monate	Löschfrist Start
abc	Testanwendung	Kurzbeschreibung	Anmerkung	true	auto	MUST,FILA	TRAMI	-	tech_office	stor_cloud	pg:1,2	Name, Geburtstag	SVA, Finanzamt	12	ab definiertem Ereignis
*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*
(Tabelle bitte nach rechts scrollen)

Beschreibung Datenfelder

Id

Interne ID der Anwendung (für Änderungen). Nur gültig innerhalb eines Mandanten. Die ID wird durch den Export der Anwendungen befüllt.

Name

Name der IT Anwendung (zB. "BMD")

Beschreibung

Kurzbeschreibung der Anwendung

Anmerkung

Anmerkungen zu der IT Anwendung – längerer Text

Person

Sollte den Wert "1", "ja", "yes" oder "true" enthalten (Groß- oder Kleinschreibung egal), um zu kennzeichnen, dass die Anwendung Personendaten enthält.

Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Anwendungen automatisch auf "enthalten Personendaten" konfiguriert.

Automatisiert

Wenn dieser Wert mit "auto" beginnt (Groß- oder Kleinschreibung egal), wird die Anwendung mit automatisierter Verarbeitung konfiguriert.

Sonstige gültige Werte sind:

• "manual": Manuelle Verarbeitung (Papierakt)
• "auto/manual": Sowohl automatisch als auch manuell
• "website": Anwendung ist eine Website

Wird dieser Wert nicht übergeben, so werden neue Anwendungen automatisch auf "Automatische Verarbeitung" konfiguriert.

Organisationen

Die Kürzel oder Namen der Organisationen, in denen diese Anwendung benutzt wird. Die Liste ist kommagetrennt (,) und ersetzt die vorherige Konfiguration der Anwendung.

Wird in diesem Feld nichts angegeben, so wird die vorherige Organisationszuordnung behalten.

Wird ein '-' in diesem Feld angegeben, so wird die bisherige Zuordnung gelöscht.

Wird ein '*' in diesem Feld angegeben, so werden alle angelegten Organisationen verknüpft.

Verantwortlich und Vertretung

Hier kann das Kürzel oder die E-Mailadresse eines / einer Anwendungsverantwortlichen oder der Vertretung (aus den Kontakten) eingegeben werden. Wird nichts angegeben, so wird der vorher enthaltene Kontakt nicht verändert.

Wird ein "-" angegeben, so wird der jeweilige Kontakt aus der Anwendung entfernt.

Technologie

Die Technologie, in der diese Anwendung realisiert ist. Folgende Werte sind möglich:

• tech_office: Office Anwendung
• tech_localapp: Lokal am Rechner installierte Anwendung
• tech_serverapp: Auf Unternehmensserver installierte Anwendung
• tech_cloudapp: In der Cloud installierte Anwendung
• tech_paper: Papierakt
• tech_other: Andere Technologie

Wenn Sie selbst Technologien in den Stammdaten angelegt haben, können Sie die Bezeichnung dieser Technologie verwenden.

Speicherort

Der Speicherort an dem die personenbezogenen Daten abgelegt werden. Folgende Werte sind möglich:

• stor_cloud: Daten liegen in der Cloud
• stor_server: Daten liegen am Unternehmensserver
• stor_mobilestorage: Daten liegen auf einem mobilen Datenträger
• stor_notebook: Daten liegen am Notebook
• stor_mobiledevice: Daten liegen auf einem mobilen Gerät (Handy, Tablet, etc)
• stor_archive: Daten liegen im Archiv (Raum)
• stor_other: Daten liegen wo anders

Wenn Sie selbst Speicherorte in den Stammdaten angelegt haben, können Sie die Bezeichnung dieser Speicherorte verwenden.

Betroffene

Hier können Sie eine kommagetrennte Liste der Betroffenenkategorien angeben. Die Liste startet mit "pg:" und danach folgen folgende numerische Werte:

• 0: Kunde / Kundin
• 1: Lieferant:in
• 2: Mitarbeiter:in
• 3: Patient:in
• 4: Bewerber:in
• 5: Angehörige:r
• 6: Interessent:in
• 7: Arbeitgeber:in
• 8: Geschäftspartner:in
• 9: Organe
• 10: Besucher:in
• 11: Kinder/Jugendliche:r
• 12: Mitglied
• 13: Ehrenamtliche:r
• 14: Teilnehmer:in
• 15: Bewohner:in
• 16: Mandatsträger:in
• 17: Verband
• 18: Mandant:in
• 19: Beschäftigte:r
• 99: Andere

Wenn in der Anwendung beispielsweise Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und Ehrenamtlichen verarbeitet werden, würde der Wert pg:4,2,13 lauten.

Datenkategorien

Kommagetrennte Liste von Datenkategorien, die verarbeitet werden.

Empfänger

Kommagetrennte Liste der Empfänger, die die Daten bekommen.

Löschfrist Monate

Anzahl der Monate nach denen die Daten gelöscht werden.

Löschfrist Start

Eine Beschreibung des Ereignisses, das die Frist zur Löschung starten lässt,

Ermittlung der Anwendungen im Unternehmen

Um die Anwendungen samt Organisationen und Zuständigen ordentlich erfassen zu können, empfiehlt es sich eine Muster-Excelvorlage auszuschicken (falls Sie die Anwendungsabfrage nicht verwenden wollen oder können).

Mustervorlage

Wir haben hier eine Mustervorlage für Sie zusammengestellt, die man im Unternehmen verwenden kann:

Musterdatei mit allgemeinem Beispiel für den Import herunterladen

Musterdatei mit möglichen Anwendungen für den Import herunterladen