Import/Export von Verarbeitungstätigkeiten

Es können Excel - Dateien exportiert und importiert werden (.xls, .xlsx) die einen definierten Aufbau vorweisen.

Aufbau der Datei#

Grundsätzlich:#

Die Spalten Mandant und Id dienen zur Verknüpfung von Zeilen inherhalb der Excel - Tabelle aber auch dazu, um Änderungen in einem bestehenden System richtig zuordnen zu können. Bitte ändern Sie diese Spalten nur in Sonderfällen.

Bei Attributen die mit "1-" oder ähnlichem beginnen ist es unerheblich, was nach dem Bindestrich angegeben wird (dies dient nur zur besseren Lesbarkeit). Beim Import wird nur die Ziffer vor dem Bindestrich berücksichtigt.

Bei W/F (Wahr / Falsch) Attributen wird der Wert mit "Wahr" übernommen, wenn einer der folgenden Werte enthalten ist:

  • true
  • ja
  • wahr
  • j
  • x

Ansonsten wird der Wert mit "Falsch" übernommen.

Die Spalten werden aufgrund der Überschrift identifiziert. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig.

Arbeitsblatt mit Namen "VAT"#

Hier wird die grundsätzliche Verarbeitungstätigkeit hinterlegt

MandantIdLocaleNameAnmerkungenGruppeTypStatusZweckLöschfristLöschfrist StartRechtmäßigkeitRechtsgrundlageBesondereProfilingStrafrechtlichTODOTODO BezeichnungDSFA
abcxyat_deRechnungswesenVerarbeitungFinanzapp1-AktivAbrechnung12ab letzter Rechnung1-Einwilligung,4-Schutz§123 AGB1-EthnischWAHRFALSCHWAHRNoch zu erledigennot_needed

(Tabelle bitte nach rechts scrollen)

Beschreibung Datenfelder#

Mandant#

Die ID des Mandanten aus dem exportiert wurde. Leer für neue Verarbeitungstätigkeiten, die nicht beim Import eine bestehende Tätigkeit überschreiben/updaten sollen

Id#

Id der Verarbeitungstätgikeit zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und innerhalb der Excel - Datei

Locale#

Sprachversion der Verarbeitungstätigkeit (ISO Codes für Land_Sprache, zB at_de für Österreich / Deutsch)

Name#

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Anmerkungen#

Anmerkungen zur Verarbeitungstätigkeit

Gruppe#

Gruppe / Abteilung zu der die Verarbeitungstätigkeit gehört

Typ#
  • app: Verarbeitungstätigkeit als Verantwortlicher
  • video: Videoüberwachung
Status#
  • 0-Inaktiv: Nicht aktiv
  • 1-Aktiv: Aktiv
Zweck#

Zweck der Verarbeitungstätigkeit

Löschfrist#

Standard Löschfrist der Verarbeitungstätigkeit

Löschfrist Start#

Standard Start der Löschfrist (wann sie zu laufen beginnt)

Rechtmäßgkeit#

Kommagetrennte Liste der Rechtmäßigkeiten (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite)

  • 1-Einwilligung
  • 2-Vertrag
  • 3-Verpflichtung
  • 4-Schutz
  • 5-Öffentlich
  • 6-Wahrung
Rechtsgrundlage#

Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit

Besondere#

Arten der besonderen (sensiblen) Daten die verarbeitet werden. Kommagetrennte Liste (entspricht den Checkboxen auf der Verarbeitungs-Detailseite):

  • 1-Ethnisch
  • 2-Politisch
  • 3-Religion
  • 4-Gewerkschaft
  • 5-Genetisch
  • 6-Biometrisch
  • 7-Gesundheit
  • 8-Sexualität
Profiling (W/F)#

WAHR wenn Profiling betrieben wird

Strafrechtlich (W/F)#

WAHR wenn strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden.

TODO (W/F)#

WAHR wenn diese Verarbeitungstätigkeit als TODO markiert werden soll.

TODO Bezeichnung#

Beschreibung des TODOs

DSFA#

Status der DSFA - Notwendigkeit. Kann folgende werte enthalten:

  • not_needed : DSFA wird nicht benötigt
  • progress : DSFA wird benötigt und ist in Bearbeitung
  • ok : DSFA wird benötigt und ist vorhanden

Arbeitsblatt mit Namen "Empfänger"#

Hier werden die Empfänger von Daten angegeben

IdVAT_IdNummerNameBeschreibungRechtsgrundlageEmpfänger KürzelEmpfängerlandAVVerantwortlicherInternbin AV
abcxy1BankenBanken zur ZahlungsabwicklungArt 6 Abs 1 DSGVOMUSTERwwFALSCHWAHRFALSCHFALSCH

(Tabelle bitte nach rechts scrollen)

Beschreibung Datenfelder#

Id#

Id des Empfängers zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

VAT_Id#

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der der Empfänger zugeordnet werden soll.

Nummer#

Nummer des Empfängers zur zuordnung der Datenkategorien

Name#

Bezeichnung des Empfängers

Beschreibung#

Beschreibung des Empfängers

Rechtsgrundlage#

Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten

Empfänger Kürzel#

Kürzel oder eMail des Empfängers wenn er in den Stammdaten als Auftragsverarbeiter angelegt ist.

Empfängerland#
  • i: Inland
  • eu: Innerhalb EU
  • aww: Genehmigtes Drittland
  • ww: sonstiges Drittland
AV (W/F)#

WAHR: Empfänger ist ein Auftragsverarbeiter

Verantwortlicher (W/F)#

WAHR: Empfänger ist ein Verantwortlicher

Intern (W/F)#

WAHR: Empfänger ist intern (andere Abteilung, GF,...)

bin AV#

WAHR: Wir selbst sind Auftragsverarbeiter für einen Kunden und empfangen die Daten von ihm.

Arbeitsblatt mit Namen "Daten"#

Hier werden die verarbeiteten Datenkategorien angegeben. Eine Zeile kann entweder eine Betroffenengruppe beschreiben (wenn das Feld Betroffenengruppe befüllt ist) oder eine Datenkategorie. Datenkategorien sind immer Teil der Betroffenengruppe die zuvor in der Liste beschrieben wurde.

IdVAT_IdBetroffenengruppeDatenkategorieAnmerkungenNrGruppeLöschfristLöschfrist StartRechtsgrundlageBesondereHerkunftVerantwortlicheAVSicherheit
cdexyFremdkapitalgeber12Ab Geschäftsabschluss
fghxyAnschriftAdresse und Ort1Stammdaten6§123 AGBFALSCH0-Intern1,3-5,11,126,8SK1

(Tabelle bitte nach rechts scrollen)

Beschreibung Datenfelder#

Id (Betroffenengruppe und Datenkategorie)#

Id der Betroffenenkategorie oder der Datenkategorie zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

VAT_Id (Betroffenengruppe und Datenkategorie)#

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Betroffenenkategorie oder Datenkategorie zugeordnet werden soll.

Betroffenengruppe (nur Betroffenengruppe)#

Bezeichnung der Betroffenengruppe

Datenkategorie (nur Datenkategorie)#

Bezeichnung der Datenkategorie

Anmerkungen (nur Datenkategorie)#

Anmerkungen / Beschreibung zur Datenkategorie

Nr (nur Datenkategorie)#

Nummer der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)

Gruppe (nur Datenkategorie)#

Gruppe der Datenkategorie (wird in der GUI nach Gruppe/Nummer sortiert)

Löschfrist (Betroffenengruppe und Datenkategorie)#

Löschfrist in Monaten

Löschfrist Start (nur Betroffenengruppe)#

Start der Löschfrist

Rechtsgrundlage (nur Datenkategorie)#

Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Datenkategorie

Besondere (W/F) (nur Datenkategorie)#

WAHR: diese Datenkategorie enthält besondere (sensible) Daten

Herkunft (nur Datenkategorie)#

Herkunft der Daten:

  • 0-Intern: Innerhalb der Organisation
  • 1-Selbstauskunft: Selbstauskunft des Betroffenen
  • 3-Bezeichnung: Externer, der durch -Bezeichung näher beschrieben wird
Verantwortliche (nur Datenkategorie)#

Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die verantwortlichen Empfänger kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:

1,2,5,7
1-7
1,4,5-10
1-4,5-8
AV (nur Datenkategorie)#

Eine kommagetrennte Liste von Nummern die die Auftragsverarbeiter (aus den Empfängern) kennzeichnen. Es können auch Bereiche angegeben werden, die mit Bindestrich getrennt werden. Beispiele wären:

1,2,5,7
1-7
1,4,5-10
1-4,5-8
Sicherheit (nur Datenkategorie)#

Die Schutzklasse der Datenkategorie. Schutzklassen reichen können folgende Werte annehmen:

  • - : Öffentlich, keine schutzbedürftigen Daten
  • SK1 : Für internen Gebrauch
  • SK2 : Vertraulich
  • SK3 : Streng vertraulich

Neue Datenkategorien, bei denen dieser Wert leer ist, bekommen automatisch die Schutzklasse 1 (SK1).

Arbeitsblatt mit Namen "Kamera"#

Hier werden die einzelnen Kameras für Videoanwendungen gelistet

IdVAT_IdNameTypZweckVerschlüsseltDigitalArtIntervall(min)Aufbewahrung(h)StandortMontageÖffentlichArbeitsplatzFirmengelände
ijkxyEingang Technik1-VideoObjektschutzWAHRWAHR1-Bewegungserkennung572MST0-Fix MontiertFALSCHFALSCHWAHR

(Tabelle bitte nach rechts scrollen)

Beschreibung Datenfelder#

Id#

Id der Kamera zur Verknüpfung innerhalb des Mandanten und/oder innerhalb der Excel - Datei

VAT_Id#

Id der Verarbeitungstätigkeit innerhalb der Excel - Datei zu der die Kamera zugeordnet werden soll.

Name#

Bezeichnung der Kamera

Typ#
  • 0-Einzelbild
  • 1-Video
Zweck#

Zweck der Kameraüberwachung

Verschlüsselt (W/F)#

WAHR: die Aufnahmen werden verschlüsselt gespeichert

Digital (W/F)#

WAHR: die Aufnahmen werden digital verarbeitet

Art#
  • 0-Immer
  • 1-Bewegungserkennung
Intervall(min)#

Intervall in Minuten wann eine Aufnahme getätigt wird. Leer für kontinuirliche Aufnahme

Aufbewahrung(h)#

Maximale Speicherdauer der Bilddaten

Standort#

Kürzel der Organisation wo die Kamera angebracht ist

Montage#
  • 0-Fix Montiert
  • 1-Beweglich
Öffentlich (W/F)#

WAHR: Überwacht öffentlichen Bereich

Arbeitsplatz (W/F)#

WAHR: Überwacht einen Arbeitsplatz

Firmengelände (W/F)#

WAHR: Überwacht Firmengelände